miercuri, 22 ianuarie 2014

Multiinbox pe Gmail

Sunt şanse mari ca voi să folosiţi Gmail. Unii pentru serviciu, alţii ca mail personal. Ştiţi poate că Google a introdus tab-uri şi a încercat să forţeze puţin utilizatorul să aibă organizat inbox-ul. Intenţia nu e rea, dar parcă Google greşeşte că impune în loc să îndrume.

Eu personal fac parte din categoria, sper eu mulţumită, care foloseşte intens GMail cu interfaţa web ca email de serviciu integrat pe domeniul companiei. Gestionez sute de mailuri pe săptămână şi uneori poate fi copleşitor să ai un inbox plin ochi şi să bâjbâi. Ar fi mult mai interesant dacă ai avea categorisite emailurile, cele rezolvate putând să le arhivezi cu comanda “Archive”.

Cum e organizat inbox-ul meu? Păi eu nu am doar un inbox. Am mai multe. Şi toate apar în fereastra principală de Gmail. Am un inbox general, cel standard unde ajung emailurile primite. În dreapta am un inbox cu mesajele la care trebuie răspuns imediat, un inbox cu mesajele pe care le-am trimis şi de la care aştept răspuns, un inbox cu mesaje redirecţionate sau primite de la terţi precum şi un inbox unde pun mesaje legate de o delegaţie sau de programări ale unor întâlniri. Cam aşa:

gmail

Cum e posibil să ai mai multe Inbox-uri în Gmail?! Păi, de fapt, e simplu. Trebuie doar să activezi din Settings-Labs opţiunea Multiple Inboxes. Apoi, urmează configurarea care nu e grea deloc. Te duci la Settings-Multiple Inboxes şi acolo în tab-urile Pane puneţi regulile ce implică alocarea unor “stele” pe grupuri dedicate. Spre exemplu, eu folosesc următorul algoritm:

-semnul exclamării galben – mailuri în Inboxul Răspunde/Acţiune

-semnul întrebării – mailuri în Inboxul Aşteaptă Răspuns

-semnul orange guillemet (dublă-săgeată) – mailuri în Inboxul Delegate

-stea mov – mailuri în Inboxul Programate

Denumirile pe care le puteţi folosi sunt următoarele (să aveţi în vedere că puteţi crea şi algoritmi mai complecşi de alocare, folosind funcţii logice OR, AND ş.a.m.d.):

  • has:red-star
  • has:orange-star
  • has:green-star
  • has:blue-star
  • has:purple-star
  • has:red-bang
  • has:orange-guillemet
  • has:yellow-bang
  • has:green-check
  • has:blue-info
  • has:purple-question

Cam care este scenariul principal de lucru la mine cu Gmail? Păi:

-primesc un email în Inboxul principal

-dacă e urgent, răspund imediat, dacă e urgent dar poate să aştepte sau între timp tre’ să lipsesc de la birou, il marchez cu semnul galben al exclamării şi se mută în Inboxul “Răspunde”

-dacă emailul primit este legat de o cerere de ofertă, după ce răspund îi aloc semnul întrebării şi va apărea în Inboxul “Aşteaptă răspuns”

-dacă e vorba de un email de confirmarea a unui bilet de avion sau cazare pentru o delegaţie sau dacă e o confirmare de întâlnire de la un client, bifez semnul stea-mov şi se alocă în Inboxul “Programate”

-la final, şi aici vine partea frumoasă, eu arhivez mailul din Inboxul principal. Avantajoul MAJOR e că acest email arhivat va dispărea din Inboxul principal dar va rămâne în Inboxul dedicat până scot bifa de alocare. Tare nu?

O opţiune este să folosiţi Labels. Avantajul este că acestea apar şi în aplicaţia mobilă de Gmail, pe când “stars” nu apare momentan.

Vă spun, fără acest mod de organizare aş fi pierdut. Pe veci!

Succes!

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu

Aici îţi poţi manifesta opinia prin comentariul tău. Păstrează limita bunului simţ şi nu te avânta în critici în afara subiectului. Am tendinţe necontrolate de a şterge comentariile neadecvate.

Adaugă